Regulamin konferencji 2018


1. Konferencja nosi nazwę "VIII Międzynarodowa Studencka Konferencja Młodych Naukowców" oraz "XXIII Ogólnopolska Konferencja Studenckich Kół Naukowych Uczelni Medycznych", zwana dalej Konferencją.

2. Konferencja odbędzie się w dniach 05 kwietnia - 07 kwietnia 2018 roku, w budynku Centrum Naukowej Informacji Medycznej Uniwersytetu Medycznego im. Piastów Śląskich we Wrocławiu, przy ul. Marcinkowskiego 2-6, 50-368 Wrocław.

3. Organizatorem Konferencji jest Komitet Organizacyjny powołany przez Zarząd Studenckiego Towarzystwa Naukowego Uniwersytetu Medycznego im. Piastów Śląskich we Wrocławiu.

4. W ramach Konferencji odbędą się:

- sesje plenarne ustne w języku polskim: zabiegowa, pediatryczna, chorób zakaźnych, hematologiczno-onkologiczna, nauk podstawowych, stomatologiczna, farmaceutyczna, diagnostyki laboratoryjnej, zdrowia publicznego i medycyny społecznej, Case Report,

- sesje plenarne w języku angielskim: ginekologiczno-położnicza, internistyczna, kardiologiczno-angiologiczna, neurologiczno-radiologiczna, sesja kontrowersje i trendy w medycynie, nauk o zdrowiu.

5. a) Na Konferencję przyjmowane będą tylko prace oryginalne lub kazuistyczne, w sesji „Kontrowersje i trendy w medycynie” dozwolone są prace poglądowe o szczególnej wartości merytorycznej. Każdy uczestnik może zgłosić maksymalnie dwie prace.

b) Każdy uczestnik może być współautorem nieograniczonej liczby zgłoszonych prac.

6. Komitet Organizacyjny zastrzega sobie prawo zakwalifikowania nadesłanej pracy do innej sesji plenarnej niż wskazana przez osobę zgłaszającą.

7. Organizatorzy mogą wykreślić sesję bądź przyłączyć ją do innej, jeśli zgłoszonych zostanie na nią mniej niż 10 prac.

8. Do każdej z sesji może być zakwalifikowanych nie więcej niż 25 prac. W przypadku większej liczby zgłoszeń do danej sesji o ich przyjęciu decydowała będzie recenzja Komitetu Naukowego. Komitet organizacyjny zastrzega sobie również prawo do utworzenia konkursu plakatów przy danej sesji, w której będą mogły wziąć udział prace, które nie zostały przyjęte do prezentacji ustnej.

9. Autorami prac mogą być studenci uczelni wyższych. Autorami prac nie mogą być uczestnicy studiów doktoranckich.

10.Współautorami prac nie mogą być opiekunowie prac.

11. Lekarze stażyści mogą być jedynie współautorami prac. Każdorazowo jednak opiekun pracy / koła naukowego musi potwierdzić, że wyniki zawarte w prezentowanej pracy są kontynuacją badań lekarza stażysty zapoczątkowanych jeszcze w czasie studiów.

12. Dopuszczalna liczba autorów jednej pracy wynosi 5 osób.

13. Dopuszcza się podanie dwóch opiekunów naukowych dla jednej pracy.

14. Dopuszcza się, aby opiekunami prac byli uczestnicy studiów doktoranckich.

15. Streszczenia prac należy przesłać drogą elektroniczną, korzystając z formularza znajdującego się na stronie: www.stn.umed.wroc.pl, w sekcji „Konferencja STN 2018”. Termin przesyłania streszczeń prac upływa 18 lutego 2018 roku o godzinie 23:59. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wydłużenia terminu przesyłania streszczeń.

16. Zgłoszenie streszczenia pracy jest jednoznaczne z zaakceptowaniem przez autorów pracy Regulaminu Konferencji. Konsekwencje wynikające z nieprzestrzegania lub łamania Regulaminu ponoszą autorzy pracy.

17. Dopuszczalna długość streszczenia wynosi 2250 znaków (łącznie ze spacjami), musi mieć ono charakter strukturalny i zawierać: wstęp, cel pracy, materiały i metody, wyniki oraz wnioski.
W przypadku streszczenia prac na sesję Case Report zawierać ono powinno: wstęp, opis przypadku, wnioski.
Streszczenia prac na sesję Kontrowersje i Trendy w Medycynie powinny mieć: wstęp, opis problemu, podsumowanie.
Streszczenie musi być napisane w języku angielskim bez względu na sesję, na której praca ma być prezentowana. Za treść i formę streszczenia odpowiada osoba zgłaszająca.

18. Streszczenia powinny być przygotowane zgodnie ze wzorem dostępnym na stronie www.stn.umed.wroc.pl w sekcji „Konferencja STN 2018” oraz na stronie wydarzenia.

19. Streszczenia niespełniające wymogów formalnych mogą zostać odrzucone przez Komitet Organizacyjny.

20. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wprowadzenia poprawek do zgłoszonych abstraktów, jeśli uznają, że znajdują się w nich rażące błędy merytoryczne.

21. W przypadku, gdy praca zostanie zakwalifikowana do konkursu plakatów w ramach danej sesji plenarnej, plakaty powinny zostać wykonane w wersji elektronicznej:
a)      PDF, wielkość B1, 300 DPI
lub
b)      JPG, rozmiar 8350 x 11811

22. Plakaty będą prezentowane podczas Konferencji w formie elektronicznej, w związku z czym nie wymaga się ich drukowania.

23. Lista zakwalifikowanych na Konferencję prac zostanie umieszczona na stronie internetowej Konferencji po 28 lutego 2018 roku.

24. Koszty uczestnictwa.

a) po ogłoszeniu listy prac zakwalifikowanych osoba zgłaszająca, jak i wszyscy uczestniczący w konferencji współautorzy pracy, zobowiązani są do uiszczenia opłaty konferencyjnej. Koszt opłaty wynosi 50 zł dla członków STN Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu i 100 zł dla pozostałych uczestników.

b) w przypadku biernych uczestników, koszt opłaty wynosi 50 zł dla członków STN Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu i 100 zł dla pozostałych uczestników.

c) za członka STN Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu uznaje się każdego członka Studenckiego Koła Naukowego działającego przy jednostkach naukowych Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu.

d) należność winna być uregulowana przelewem na konto:
BZ WBK XXXV O/Wrocław
35 1500 1793 1217 9000 9997 0000
tytułem "STN Konferencja [Imię i Nazwisko Uczestnika]"
do dnia 15.03.2018 r. 25.03.2018 r.

Przekroczenie tego terminu wiąże się ze wzrostem opłaty konferencyjnej o 20zł.

e) odpłatne uczestnictwo upoważnia do:
- otrzymania certyfikatu uczestnictwa/ potwierdzającego wygłoszenie pracy,
- wygłoszenia pracy przez jednego z autorów,
- udziału w dyskusji w charakterze współautora,
- otrzymania pakietu materiałów konferencyjnych,
- udziału w imprezach towarzyszących Konferencji.

f) możliwe jest nieodpłatne uczestnictwo w Konferencji w charakterze wolnego słuchacza po uprzednim zarejestrowaniu się do dnia 28 marca 2018 roku. Zgłoszenie w charakterze wolnego słuchacza upoważnia do biernego uczestnictwa we wszystkich sesjach, lecz nie upoważnia do korzyści wymienionych w podpunkcie e).

g) Nie będzie możliwości wnoszenia opłaty u Organizatora w dniu konferencji.

h) Uwaga! Współautorzy pracy, którzy nie będą obecni na Konferencji nie są zobligowani do uiszczenia opłaty konferencyjnej.
 
25. Konferencja ma charakter wyłącznie niekomercyjny, a cały dochód z opłat konferencyjnych zostaje przeznaczony na pokrycie bezpośrednich kosztów jej organizacji.

26. Dowody wpłaty należy zachować do okazania przy rejestracji uczestnictwa w dniu Konferencji.

27. Faktury dla osób spoza Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu uiszczających opłatę konferencyjną na konto Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu będą wystawiane na wniosek uczestnika i wysyłane po zakończeniu konferencji na podany przez uczestnika adres. Aby otrzymać fakturę, należy za pośrednictwem udostępnionego na stronie internetowej formularza podać organizatorom wymagane dane: numer NIP uczelni, jej pełny adres, imię i nazwisko uczestnika Konferencji oraz adres na jaki ma zostać wysłana faktura.

28. Zgodnie z polityką Działu Finansowego Uniwersytetu Medycznego we Wrocławiu faktury będą przesyłane na adres odbiorcy faktury, tj. uniwersytetu, instytutu, firmy.

29. Definicje uczestnictwa w Konferencji:

a) UCZESTNIK AKTYWNY
- jest nim osoba zgłaszająca pracę i wszyscy współautorzy pracy obecni na Konferencji, 
- każda z osób, zgłoszona jako autor lub współautor pracy obecny na Konferencji, zobowiązana jest do uiszczenia opłaty konferencyjnej i do zarejestrowania się za pomocą formularza dostępnego na stronie: www.stn.umed.wroc.pl, 
- autor i współautorzy pracy obecni na Konferencji, otrzymują certyfikaty potwierdzające wygłoszenie pracy oraz zestaw materiałów konferencyjnych, 
- autor i współautorzy pracy obecni na Konferencji, mogą uczestniczyć we wszystkich sesjach naukowych, wydarzeniach i warsztatach okołokonferencyjnych, 
- w przypadku nieuiszczenia opłaty konferencyjnej i nie zarejestrowania się za pomocą formularza rejestracyjnego przez któregoś ze współautorów pracy, Organizatorzy mają prawo odmowy wystawienia mu kopii certyfikatu potwierdzającego wygłoszenie pracy.
 
b) UCZESTNIK BIERNY
- jest nim osoba będąca słuchaczem sesji tematycznych, nieprezentująca pracy naukowej, 
- osoba ta zobowiązana jest do uiszczenia opłaty konferencyjnej i do zarejestrowania się za pomocą formularza dostępnego na stronie: www.stn.umed.wroc.pl,
- uczestnik otrzymuje certyfikat biernego udziału w Konferencji oraz zestaw materiałów konferencyjnych, 
- uczestnik może uczestniczyć we wszystkich sesjach naukowych, wydarzeniach i warsztatach okołokonferencyjnych.
 
c) WOLNY SŁUCHACZ
- jest nim osoba będąca słuchaczem sesji tematycznych, nieprezentująca pracy naukowej, 
- osoba ta zwolniona jest z opłaty konferencyjnej, musi natomiast dokonać rejestracji za pomocą formularza dostępnego na stronie: www.stn.umed.wroc.pl,
- osoba ta nie otrzymuje certyfikatu uczestnictwa ani zestawu materiałów konferencyjnych, 
- słuchacz nie uczestniczy w wydarzeniach i warsztatach okołokonferencyjnych.
 
30. Czas przeznaczony na wystąpienie ustne wynosi: 7 minut na prezentację i 2 minuty na dyskusję. W przypadku ogłoszenia konkursu plakatów w ramach sesji plenarnej są to odpowiednio 3 minuty na prezentację i 2 minuty na dyskusję. Podany czas jest nieprzekraczalny i będzie rygorystycznie przestrzegany przez Przewodniczącego Komitetu Naukowego danej sesji oraz jej Koordynatora.

31. Do dyspozycji autorów prac będzie rzutnik multimedialny. Dopuszczalne formaty zapisu prezentacji to .ppt, .pptx oraz .pdf. Prezentacje nie powinny zawierać plików wideo. Prezentację należy nadesłać na podany uczestnikowi przez Koordynatorów poszczególnych sesji adres e-mail w nieprzekraczalnym terminie do 01 kwietnia 2018 roku do godziny 23:59.

32. Wszyscy obecni na sesji autorzy wygłaszanej pracy mają prawo do uczestnictwa w dyskusji po zakończonej prezentacji. Członkowie Komitetu Naukowego danej sesji mają prawo zadać pytanie dotyczące prezentowanej pracy każdemu z autorów pracy. Prawo do zadawania pytań mają również wszyscy obecni uczestnicy Konferencji.

33. W każdej sesji zostaną wyłonione na zasadzie konkursu 3 najlepsze prace (I miejsce, II miejsce, III miejsce). W przypadku sesji, w której prezentowanych jest poniżej 10 prac, Organizatorzy zastrzegają możliwość przyznania tylko dwóch nagród (I miejsce, II miejsce). W przypadku sesji, w której prezentowanych jest więcej niż 20 prac dopuszcza się przyznanie jednego wyróżnienia.
W przypadku ogłoszenia konkursu plakatów w ramach sesji naukowej dopuszcza się przyznanie dodatkowego wyróżnienia w danej sesji. Ostateczną decyzję dotyczącą liczby nagrodzonych i wyróżnionych prac podejmuje Komitet Naukowy danej sesji plenarnej.

34. O kolejności miejsc będzie decydowała suma punktów przyznana przez członków Komitetu Naukowego. W sytuacji, gdy dwie lub więcej prac uzyskają identyczną sumę punktów, głos decydujący o przyznaniu miejsc ma Przewodniczący Komitetu Naukowego danej sesji plenarnej.

35. Elementy pracy oceniane przez Komitet Naukowy to: przygotowanie pracy (wprowadzenie, cel pracy, materiały, metody badawcze, wyniki, wnioski), waga problemu, sposób prezentacji, samodzielność pracy, zmieszczenie się z prezentacją w przysługującym czasie, sposób prowadzenia dyskusji. Autorzy najlepszych prac otrzymują nagrodę i jeden egzemplarz certyfikatu uwzględniający nazwiska autorów pracy z wyszczególnieniem osoby prezentującej, tytuł pracy oraz zajęte miejsce.

36. Punktacja oraz ocena prac przez Komitet Naukowy są tajne. Komitet Naukowy może wypowiedzieć się na temat pracy w trakcie trwania dyskusji.

37. Wyniki poszczególnych sesji są tajne aż do momentu uroczystego zakończenia Konferencji, które odbędzie się 07 kwietnia 2018 roku.

38. Dowodem biernego uczestnictwa w Konferencji jest certyfikat biernego uczestnictwa, a dowodem wygłoszenia pracy certyfikat wygłoszenia pracy wystawiane po zamknięciu obrad Konferencji. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odmowy wystawienia certyfikatu w sytuacji nie uregulowania opłaty rejestracyjnej, nie przybycia na konferencję lub nie wygłoszenia pracy przez jej autorów.

39. Kwestie sporne oraz nieujęte w Regulaminie rozstrzyga przewodniczący Komitetu Organizacyjnego.